Una de las principales funciones del Hostess es la gestión de reservas. Las reservas permiten a los restaurantes gestionar la ocupación real que tienen, sabiendo qué personas han hecho reserva, cuántas plazas están libres y cuantas están ocupadas en cada momento.
Tomar reservas vía telefónica, redes sociales o plataformas exclusivas para reservas, asignarles
una mesa y controlar que todas tengan su lugar, teniendo en cuenta las preferencias de los clientes.
También es responsabilidad de la Hostess recibir y ubicar a las personas en el lugar asignado a medida que vayan llegando y gestionar una eventual lista de espera.
Para gestionar las reservas de tu restaurante de forma eficiente y efectiva debemos tener en cuenta algunos aspectos claves como :
- Atender al cliente lo antes posible y no hacerlo esperar sin dirigirnos a él.
- Al atender, debes identificar el restaurante, saludar, presentarte y ofrecer tu ayuda al cliente para hacer la reserva.
- El libro de reservas tiene que estar permanentemente actualizado ya sea online o tradicional.
- En las reservas telefónicas es importante adoptar un tono amigable para mejorar la experiencia del cliente.
- Tener toda la información que puedan llegar a solicitar los clientes. Debemos poder responder todas sus consultas por lo tanto debemos estar al tanto de todo acerca de nuestro local de trabajo, menú, horarios, estacionamiento, los diferentes tipos de eventos que tenemos para ofrecer etc.
- Es importante contestar a las llamadas de forma ágil y atender cuanto antes.
Anotar los datos del cliente de forma correcta, en caso que sea necesario comunicarse con el cliente por cualquier motivo antes de la fecha de la reserva (para confirmar, para informarle de algún inconveniente, etc). Si no disponemos de los datos correctos podremos generar un problema serio. (Siempre repetirle los datos al cliente, para re confirmar que hemos entendido y anotado bien). - Si el cliente requiere de una serie de servicios o consideraciones específicas, se deben anotar para poder cumplirlas en el momento que se haga efectiva la reserva (como un lugar con más o menos calefacción o cerca del baño, por ejemplo).
- Es importante contactar al cliente luego de su visita, para comprobar su grado de satisfacción con el lugar y el servicio, para demostrarle la importancia que tiene para nuestro local.
Un cliente que recibe una buena atención y además, cuenta con facilidades para reservar, seguramente volverá a visitarnos.