Si bien no suele ser tarea del Hostess encargarse del trato con proveedores, muchas veces nos toca recibirlos e incluso puede tocarnos realizar algún pago.
Lo importante es tener en cuenta los horarios de recepción de mercaderías y estar familiarizados con los ingresos para los diferentes proveedores.
Los proveedores de alimentos generalmente deben entregar el pedido en el área de la cocina o depósito sin entrar por la puerta principal del restaurante, esto varía según el local, muchos no tienen un segundo ingreso y deben pasar por la puerta principal por lo que es fundamental asegurarse que el horario de entrega sea en horarios donde el movimiento de clientes sea menor. Los proveedores de bebidas también deberían entrar por la puerta de servicio si la hubiera. En cualquiera de los casos debemos saber recibirlos y guiarlos con agilidad hacia dónde dirigirse y, si fuera el caso controlar la entrega y asegurarnos de haber recibido lo descripto en la boleta y hacer el pago.
Puede ocurrir que algún proveedor llegue de emergencia o por un atraso en la entrega, en un horario de gran movimiento de clientes, debemos estar preparados mentalmente para estas situaciones, ya que tendremos gente ingresando al local y esperando ser ubicados en las mesas, gente consultando por la espera, gente en espera y gente retirándose del lugar.
Si el lugar cuenta con puerta de servicio debemos darnos la pausa para indicarles el camino y luego el tiempo para recibir la boleta (si fuera el caso). Si por el contrario, dicho proveedor debe pasar por la puerta principal y atravesar el salón con la mercadería, tenemos que poner en práctica nuestra capacidad de organización y criterio. Tengamos en cuenta la cantidad de personas por sentar y si ya tienen el lugar asignado, en este caso podremos pedir al proveedor aguardar y sentar enseguida a quienes ya tienen mesa, luego hacer una pausa en la recepción, pedir amablemente a las personas en espera aguardar un minuto y guiar a los proveedores al destino asegurándonos de tener el camino libre para evitar contratiempos y poder agilizar lo más posible la entrega. También es útil tener los números de teléfono de los proveedores por cualquier emergencia y, sobre todo informarse antes de comenzar el servicio, si habrá entregas ese día, el tipo de entrega y horarios; esto es previsibilidad, nos permite anticiparnos y organizar mejor nuestro trabajo.