Relación con proveedores

El hostess también puede, eventualmente, tener que recibir y asesorar a los proveedores. Si bien no suele ser tarea del hostess encargarse del trato con proveedores, muchas veces le toca recibirlos e incluso puede tener que realizar algún pago. Lo importante es que el hostess tenga en cuenta los horarios de recepción de mercaderías (la agenda) y esté familiarizado con los ingresos para los diferentes proveedores.

Los proveedores de alimentos generalmente deben entregar el pedido en el área de la cocina o depósito sin entrar por la puerta principal del restaurante. Esto varía según el local; muchos no tienen un segundo ingreso y deben pasar por la puerta principal. Es fundamental asegurarse de que el horario de entrega sea en horarios donde el movimiento de clientes sea menor. Los proveedores de bebidas también deberían entrar por la puerta de servicio si la hubiera. 

En cualquiera de los casos, el hostess debe saber recibirlos y guiarlos con agilidad hacia dónde dirigirse y, si fuera el caso, controlar la entrega y asegurarse de haber recibido lo descrito en la boleta y hacer el pago. También debe estar preparado para afrontar un inconveniente en la entrega como el retraso de la misma a un horario en el que los clientes están presentes. Si el lugar cuenta con puerta de servicio se debe tomar una pausa para indicar el camino al proveedor y luego el tiempo para recibir la boleta (si fuera el caso). El hostess debe poner en práctica su capacidad de organización y criterio si el proveedor debe pasar por la puerta principal y atravesar el salón con la mercadería. Si los clientes en espera ya tienen un lugar asignado, se los debe acompañar a la mesa luego de pedirle al proveedor que espere un momento y, por el contrario, pedir amablemente a las personas en espera sin mesa asignada aguardar un minuto y guiar a los proveedores al destino asegurándose de tener el camino libre para evitar contratiempos y poder agilizar lo más posible la entrega.

También es útil tener los números de teléfono de los proveedores por cualquier emergencia y, sobre todo informarse antes de comenzar el servicio, si habrá entregas ese día, el tipo de entrega y horarios; esto es previsibilidad, permite al hostess anticiparse y organizar mejor su trabajo. Asimismo, esta es información que debería compartir durante el briefing.